暨南大学审计档案管理暂行办法

发布者:系统管理员发布时间:2012-11-07浏览次数:3

暨南大学审计档案管理暂行办法
 
第一条 为了加强我校审计档案管理,规范审计档案工作,保证审计档案的质量,发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》和审计署《审计机关审计档案工作准则》,结合我校实际情况,制定本办法。
第二条 本办法所称审计档案,是指我校全部审计工作在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。
第三条 本办法所称审计档案管理,是指审计工作中建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交等活动。审计档案是学校档案的一个组成部分,纳入学校档案管理,接受学校档案馆的指导,按照规定时间向学校档案馆归档。
第四条 审计档案的收集和建立,实行“谁审计,谁立卷”、“边审计边收集整理”、“审结卷成”、“定期归档”的责任制度。审计项目一经实施,审计组责任人即应及时收集本项目的文件材料;审计终结时,应对本审计项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍,并按立卷的方法和规则进行组卷。
第五条 审计文件材料立卷归档的范围:凡记录和反映审计部门在履行审计职能活动中直接形成的文件、信函、传真、凭证、笔记、笔录的原件及其复制件、照片、音像磁带以及与审计事项有关的其它文件材料,均属审计档案的收集范围。各类审计归档材料参考附件:审计档案归档范围及保管期限表。
第六条 根据《审计署关于内部审计工作的规定》,审计处应对以下各种内部审计业务案卷做好管理工作:
(一)         财务收支审计案卷;
(二)         财务计划执行情况审计案卷;
(三)         单位预算执行情况审计案卷;
(四)         单位决算审计案卷;
(五)         经济效益审计案卷;
(六)         内部控制评审案卷;
(七)         经济责任审计案卷;
(八)         建设项目预算(概算)审计案卷;
(九)         建设项目决算(结算)审计案卷;
(十)         财经法纪审计案卷;
(十一)             审计调查案卷;
(十二)             其他审计案卷。
第七条 审计案卷内文件材料一般应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料和其它备查文件材料四个单元为序进行排列。
第八条 审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是:
(一)    正件在前,附件在后;
(二)    定稿在前,修改稿在后;
(三)    批复在前,请示在后;
(四)    批示在前,报告在后;
(五)    重要文件在前,次要文件在后;
(六)    汇总性文件在前,基础性文件在后。
第九条 按照审计法规、审计取证、文书处理的有关规定,对确定立卷归档的文件材料,应检查有关程序和签批,认定手续等是否完备,不符合要求的应予补救。
第十条 审计材料按项目立卷,对应立卷归档的材料,根据审计项目的不同情况和便于管理的需要,采取不同的方法立卷。
(一)     以项目为单位进行立卷。一个审计项目的文件材料应立成一卷,不得把两个以上项目的文件材料合并成一卷。跨年度结束的审计项目,放在审计结束的年度立卷;
(二)     定期审计,按被审计单位和年度立卷。一个年度内被审计单位的材料普遍较少时,可将这些单位的材料分别装订成薄卷,放在同一卷盒内;
(三)     财务收支审计,按项目名称、单位和年度立卷,一个项目立成一卷;
(四)     专项基金审计,按项目和年度立卷;
(五)     审计调查按专题立卷,视材料多少,成一卷或数卷,材料少时,可将几个专题材料合并立卷;
(六)     审计过程中,移交外单位处理的有关事项的文件材料,审计处应根据有关规定,将原件或复印件随该项目文件材料立卷。
第十一条 档案的移交。每年度末,各档案立卷人负责将归档档案移交审计处档案管理员;管理员负责定期移交,做好交接登记工作。审计档案的归档期限以一年为界,上年度的审计文件材料立卷后应于本年六月底以前归档。
第十二条 审计档案的使用范围和保密工作。审计档案一般仅限于审计处内部人员使用。审计档案的借阅实行分类分级授权审批制度,严格加强审计档案管理,确保审计档案不丢失,不损坏,不泄漏。
第十三条 本办法自发布之日起施行,由学校审计处负责解释。
 
 
 
 
 
 
 
 
附件:审计档案归档范围及保管期限表
 

一、审计文书档案归档范围及保管期限表
序号
归档内容
保管期限
1
上级主管部门和学校领导对审计工作的指示、讲话、批复等有关规定、办法、通知和文件
永久
2
学校有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件
30
3
其他与审计工作有关的文书档案
30

 

二、财务审计档案归档范围及保管期限表
序号
归档内容
保管期限
1
审计报告正稿
永久
2
被审计单位对审计报告的书面意见
30
3
审计报告征求意见稿
30
4
审计处审定审计报告(复审意见)的会议记录或会议记录摘要
30
5
审计(含复审)结论和决定或审计意见通知书
30
6
有关本审计项目的情况报告、通报
30
7
审计工作底稿和审计报告所列问题的证明材料
30
8
有关审计处理的请示,审计事项的报告及上级机关的批复、批示
30
9
被审计单位关于执行审计结论和决定情况的报告
30
10
项目审计计划、审计方案及其调整记录
30
11
审计通知书
30
12
上级机关对审计立项的指示、批示和下达的审计项目任务文件
30
13
审计调查报告及其有关文件材料
30
14
各种调查取证材料
30
15
与本项目有关的其它材料
30

 

三、基建审计档案归档范围及保管期限表
(一)一般基建及修缮工程审计项目
序号
归档内容
保管期限
1
工程造价咨询合同(有关请示及批复意见、招标文件、投标文件、评标报告等)
永久
2
工程结算审计报告(包含工程结算确认表)
永久
3
结算审计过程中,工程量及费用核对的有关会议纪要或争议问题的处理意见
永久
 
 
 
(二)全过程跟踪审计基建项目
 (除上述资料外,还需归档以下资料)
序号
归档内容
保管期限
1
全过程跟踪审计实施方案
30
2
全过程跟踪审计的工作总结(包含月或季度)
30
3
全过程跟踪审计报告
永久
4
与项目审计相关的其它资料
30